Didaktischer Gestaltungsspielraum in unserem eigenen Seminarzentrum:
Noch stehen die Stühle unberührt da, alles ist für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereit (erstes Bild).
Wenn’s losgeht, brauchen wir viel Platz und die Freiheit, Seminare gehirngerecht zu gestalten. Manchmal hören die Teilnehmer*innen auf ihren Stühlen sitzend einen Vortrag oder diskutieren, manchmal tanzen sie durch den Raum, manchmal trainieren sie Kooperation im Teamspiel, manchmal gewinnen sie tiefe Erkenntnisse im Impro-Theater und manchmal lauschen sie auf Matten liegend einer Meditation. Es geht mal (sehr!!!) laut zu, und mal leise. Und für unsere Requisiten, brauchen wir Lagerraum.
Diese Ansprüche könnten in Seminarhotels leicht zu Reibereien mit der Direktion oder den Kollegen im benachbarten Raum führen …

Die meisten Seminare finden in Hotels, Bildungszentren von Verbänden oder spezialisierten Tagungshäusern mit Übernachtungsmöglichkeit statt. Das hat viele Vorteile: Du reist an, gibst dein Seminar und reist wieder ab. Für den Rest ist das Hotel zuständig: Übernachtung, Verpflegung, Kaffeepausen, Service, Technik … Und in den guten Seminarhotels werden Sonderwünsche gern erfüllt.

Diese Vorzüge sind allerdings preisintensiv.

Bist du selbst Seminarveranstalter, müssen die Teilnehmenden zusätzlich zum Seminarpreis die Hotelkosten bezahlen. Bei Auftragsseminaren trägt der Veranstalter zusätzlich zu Deinen Tagessätzen die Hotelkosten. Diese setzen sich zusammen aus Übernachtungskosten und Tagungspauschalen. Vergleichen wir das einmal:

Für unsere Ausbildung „NLP Practitioner“ berechnen wir 1.990 €*. Bei einem durchschnittlichen Zimmerpreis von 110 € inkl. Frühstück und einer Tagungspauschale von 75 € (für Tagungsraum, Pausenverpflegung und Mittagessen) setzt sich der Endpreis pro Person wie folgt zusammen:

So war es bei uns bis zum Jahr 2003. Wir fanden, das waren deutlich zu hohe Kosten für unsere lieben Gäste. Doch sollten wir unseren ohnehin schon sehr entgegenkommenden Seminarpreis senken? Unseren Gewinn reduzieren? Nein! Was also tun? Wir mieteten unsere eigenen Räume in Weimar an, wunderschön gelegen direkt am weltberühmten Goethepark.

Darüber dürfen sich unsere Teilnehmenden freuen. Sind sie in Weimar und Umgebung zuhause, zahlen jetzt nur den Seminarpreis zuzüglich eventueller persönlicher Kosten, etwa für Restaurantbesuche.

Anreisende aus dem gesamten deutschsprachigen Raum buchen zusätzlich ihre Übernachtung. Einige nehmen sich gemeinsam eine Ferienwohnung und teilen die Kosten. Wenn zum Beispiel vier Personen ein Appartement für 100 € pro Nacht anmieten, zahlt jede 25 € pro Nacht. Und diese Kleingruppen finden bald gemeinsame Interessen und haben viel Spaß miteinander. Wer das Art Hotel bucht, das direkt auf unserem Grundstück gelegen ist (50 Schritte vom Zimmer ins Seminarzentrum), kalkuliert die Practitioner-Ausbildung so:

Bei Auftragsseminaren kalkulieren unsere Kunden aus Weimar und Umland nur mit unseren Tagessätzen, in welcher die Miete für unseren Seminarraum und zwei Kaffeepausen mit kleiner Zwischenverpflegung enthalten sind. Zusätzlich muss der Verpflegungsmehraufwand der Teilnehmenden berücksichtigt werden. Reist die Gruppe an, kalkuliert der Auftraggeber bei 15 teilnehmenden Mitarbeiter*innen in unserem Seminarzentrum etwa so:

Bei einer Veranstaltung im Seminarhotel stellt sich die Kalkulation für ein Firmenseminar etwa so dar:

So lautet also die Rechnung aus der Sicht der Kunden bzw. Teilnehmer. Kenner der Tagungsbranche werden bemerkt haben, dass wir bei den Hotel- und Verpflegungskosten recht bescheiden kalkuliert haben. In den meisten Fällen dürfte es teurer werden.

Und deine eigene Kalkulation?

Doch Vorsicht mit einer vorschnellen Entscheidung. Ehe du dich für eigene Seminarräume entscheidest, musst du präzise kalkulieren:

• Wie hoch ist die monatliche Miete, inklusive der Nebenkosten?
• Wie hoch ist deine Erstinvestition? Wie viel musst du für die Einrichtung (Stühle und Tische, Seminarequipment) kalkulieren?
• Verfügst du übers Jahr über ausreichend Buchungen, um die Kosten für deine Seminarräume aufzubringen? Kannst du Auftragsschwankungen gut kompensieren?
• Was kostet die zusätzliche Unterhaltung der Räume (Reinigung, Reparaturen etc.) pro Jahr? Wirst du selbst putzen und kannst du kleinere Reparaturen vornehmen, oder wirst du dafür bezahlen müssen?
• Du musst für jedes Seminar die Dinge organisieren, die sonst das Seminarhotel übernimmt: Pausenverpflegung einkaufen und zubereiten, Kaffee kochen, Pinnwände, Flipcharts, Moderatorenkoffer besorgen und dich stets mit den dazu gehörigen Materialien bevorraten. Nichts ist peinlicher, als wenn die Moderatorenkarten mitten im Seminar aufgebraucht sind …

Bei der präzisen und kritischen Analyse mithilfe dieser Fragen sind wir zu dem Ergebnis gekommen: Rein ökonomisch zahlt sich unser eigenes Seminarzentrum sowohl für unsere Kunden als auch für uns aus. Wir sind zudem bei der Honorargestaltung etwas freier als viele Kolleginnen und Kollegen, weil unsere Kunden bei den Zusatzkosten enorm sparen.

Doch diese monetären Aspekte waren gar nicht unsere Hauptüberlegungen: Mit unseren eigenen Seminarzentren in Weimar und inzwischen auch in Ammoudia (Griechenland) haben wir uns vor allem Träume erfüllt. Es ist für uns ein großes Glück, unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer in unseren Räumen willkommen zu heißen. Diese gestalten wir selbst jedes Mal, dem Thema und den Menschen angepasst, neu zu inspirierenden Lernkulissen.